Outil d'autodiagnostic de votre copropriété
Curieux de connaître le degré de conformité de votre syndicat ?
Utilisez l'outil d'auto-évaluation de votre syndicat de copropriété en répondant à quelques questions simples avec la boussole d'autodiagnostic de l'ASCQ, offert en collaboration avec Regisco.
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Gouvernance
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Conseil d'administration
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Gestion
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Assurance
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Registre
Veuillez noter que cette simple auto-évaluation est non exhaustive et a pour simple but de vous aider à identifier les priorités de votre syndicat et de nous aider à cerner les besoins en accompagnement dont vous auriez besoin. Il est à noter que les résultats seront partagés entre l'ASCQ et Regisco uniquement si vous choisissez de le faire à la fin du formulaire. Aucune information ne sera transmise sans votre consentement.
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Étape 1 : Gouvernance
Étape 2 : Conseil d'administration
Étape 3 : Gestion
Étape 4 : Finance
Étape 5 : Assurance
Étape 6 : Registre
Veuillez compléter les questions ci-dessous :
1. Est-ce que votre syndicat convoque, tous les ans, une Assemblée des copropriétaires ?
2. Avant une Assemblée générale annuelle, est-ce qu'un avis de convocation à l'Assemblée est envoyé à tous les copropriétaires?
3. Est-ce que tous les copropriétaires d’une même partie privative recoivent leur avis de convocation individuellement aux Assemblées générales annuelles ?
4. Est-ce que des documents servant de procuration sont remis aux copropriétaires afin qu'ils soient représentés aux AGA en cas d’absence ?
5. Les documents d'avis de convocation sont-ils complets ? C'est-à-dire, est-ce qu'ils présentent un ordre du jour et incluent les documents importants à la tenue de l'Assemblée générale annuelle ? (exemple: budget, états financiers, règlements, etc)
6. Est-ce que les votes en Assemblées sont comptabilisés en fonction des valeurs relatives de chaque fraction ? (Quote-part)
7. Durant l'Assemblée générale annuelle, est-ce que le droit de vote d'un copropriétaire est automatiquement retiré lorsque celui-ci est en défaut de paiement de ses frais de condo depuis plus de 3 mois ?
8. Faites-vous la rédaction d'un procès-verbal des minutes de l'Assemblée générale annuelle ?
9. Est-ce que le procès verbal de l'Assemblée des copropriétaires est transmis à tous les copropriétaires dans les 30 jours suivants la tenue de l'Assemblée des copropriétaires ?
10. Est-ce que les cotisations spéciales demandées par le syndicat font l’objet d’une présentation à l’Assemblée des copropriétaires, comme le budget annuel régulier ? (ne nécessite pas un vote, mais une simple présentation)
11. Les membres du conseil d’administration sont-ils été nommés/élus par les copropriétaires lors de l'Assemblée générale annuelle ?
12. Est-ce que les décisions prises par le conseil d’administration sont soumises à un vote auprès de ses membres et adoptées à la majorité de ceux-ci ?
13. Est-ce que les membres du conseil d'administration veillent à ce que la Déclaration de copropriété soit respectée ?
14. Est-ce que les décisions prises par le conseil d’administration sont consignées dans un procès-verbal et envoyées dans les 30 jours de la tenue de la réunion ?
15. Est-ce que le syndicat respecte les dispositions quant à la protection des renseignements personnels de ses copropriétaires ? (projet de loi 64)
16. Le syndicat est-il adéquatement immatriculé au Registraire des entreprises du Québec ?
17. Est-ce que les mises à jour annuelles au Registraire des entreprises du Québec sont bien soumises ?
18. Est-ce qu'un budget est préparé et révisé annuellement en prévision des dépenses courantes de la copropriété ?
19. Est-ce que le syndicat distingue adéquatement les fonds dédiés au fonds d'opération, fonds d'auto-assurance et fonds de prévoyance ?
20. Est-ce que le montant cotisé au Fonds de prévoyance est basé sur les recommandations d'une expertise effectuée par un spécialiste ?
21. Est-ce que le montant accumulé au fonds d'Auto-assurances représente la valeur de la plus haute franchise sur votre contrat d’assurance (exception faite de celle pour les tremblements de terre et de celle pour inondation) ?
22. Est-ce que le budget est présenté chaque année aux copropriétaires pour consultation seulement lors de l’Assemblée des copropriétaires ?
23. Suivant l'Assemblée des copropriétaires, est-ce que le budget est adopté par les membres du conseil d'administration et consigné au registre de la copropriété ?
24. Est-ce que les cotisations des copropriétaires sont calculées en fonction des valeurs relatives de chaque unité ?
25. Est-ce qu'un avis de cotisation des nouveaux frais de condo est envoyé à chaque copropriétaires lorsqu'un nouveau budget est adopté ?
26. Avez-vous fait établir un document présentant l'unité de référence de la copropriété ?
27. Avez-vous fait réaliser une évaluation de la valeur de reconstruction par un évaluateur agréé indépendant ?
28. Est-ce que le syndicat a souscrit à une assurance couvrant la valeur de reconstruction de l’immeuble ?
29. Est-ce que le syndicat est souscrit à une assurance couvrant sa responsabilité civile ?
30. Est-ce que le syndicat a souscrit à une assurance couvrant la responsabilité professionnelle de ses administrateurs ?
31. Est-ce que tous les documents de résolutions des règlements adoptés ont été consignés au Registre de la copropriété ?
32. Est-ce que les actes de ventes du passé ont tous été consignés au Registres de la copropriété ?
33. Est-ce qu'un dossier détaillé de chaque unité est conservé pour garder une trace des améliorations, travaux et rénovations effectués au fil des ans ?
34. Est-ce que le syndicat tient un registre des unités en location ? (Unités en location, nom du locataire et durée du bail)
35. Est-ce que vous maintenez un carnet d'entretien détaillant toutes les activités d'inspection, d'entretien et de maintenance de la copropriété ?
36. Est-ce que les copies des contrats conclus par le syndicat sont consignés au Registre de la copropriété ?
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